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Menu 'Fichier' commande 'Import de données'
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Format liste table 'Contacts'
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Raccourci clavier
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Cette commande vous permet d'enrichir rapidement votre base de données à partir de données externes issues de logiciels tiers.
Le fichier à importer doit être au format texte (TXT). Vous pouvez en obtenir facilement un à partir d'Excel, ce dernier permettant d'enregistrer sous ce format.
Il est à noter que la grande majorité des logiciels permettent d'exporter des données au format texte.
Le dialogue d'importation des données vous permet d'assurer facilement la correspondance entre les champs de Prospect Tracking (colonne de gauche) et les champs en provenance du fichier texte à importer (colonne de droite).
Pour assurer la correspondance, sélectionnez un champ dans la colonne de droite puis double-cliquez sur son champ de correspondance dans le colonne de gauche. La relation entre le champ de Prospect Tracking et le champ du fichier d'importation est alors assurée visuellement colonne de droite ; le champ bénéficiaire de Prospect Tracking (en italique) venant se placer en dessous du champ du fichier importé (en gras).
Si vous utilisez fréquemment le même format d'importation vous pouvez mémoriser ce dernier via la zone 'Gestion des formats' qui stocke également les options sélectionnées.
Le fait de partager le format fait que ce dernier est utilisable par l'ensemble des utilisateurs.
Lors de l'importation Prospect Tracking va filtrer les doublons, si une fiche existe déjà seules ces informations complémentaires seront importées.
La zone options
Généralement les fichiers d'import comportent une ligne d'entête qui à pour objet de faciliter la correspondance entres les champs. L'otion "Ignorer la 1ère ligne (entête), lors de l'importation" permet de ne pas importer cette ligne.
L'option "M'attribuer les contacts importés" permet d'affecter automatiquement l'utilisateur qui réalise l'importation en tant que commercial à tous les enregistrements importés.